Como ajudar os colegas de trabalho desorganizados

Como ajudar os colegas de trabalho desorganizados

Por Odette Pollar

Isso já aconteceu com você? Você entra no escritório do seu colega e pede uma informação. Isso produz uma longa espera cheia de embaralhamento de papel frenético e comentários nervosos como "Eu só sei que está aqui em algum lugar", ou "Eu acabei de ver um minuto atrás". Não é incomum que o colega, em meio a suspiros pesados, peça que você retorne mais tarde, assim que o item errado for desenterrado.

Vexatório, não é? Mas não se engane: a desorganização é frustrante para a pessoa com a pilha de papel, bem como para a pobre alma que espera pelo documento. Seja ele um associado, um fornecedor ou seu chefe, você deve ser capaz de lidar com a falta de organização de outra pessoa.

Obtendo-os organizados

Como ficar irritado não ajuda, tente estas sugestões:

Informação do pacote para a pessoa desorganizada. Uma série de comunicações individuais é facilmente perdida. Coloque todas as informações relacionadas a um problema em uma pasta, envelope ou contêiner colorido. Isso irá ajudá-lo a manter as coisas juntas.

Permita tempo extra. Não espere até o último minuto para solicitar informações, uma reunião ou um relatório. Para uma reunião que você está solicitando, permita uma meia hora extra em sua programação para acomodar o possível atraso de seu colega de trabalho. Da mesma forma, se você precisar de uma decisão na próxima semana, informe seu colega com vários dias de antecedência. O lead time e os lembretes são úteis.

Concentre-se no positivo. Seus colegas desorganizados podem ter excelentes habilidades e se destacar em outras áreas além da organização. Certifique-se de cumprimentá-los com o que eles fazem bem e não se preocupem com suas fraquezas. Um colega de trabalho pode ser um gênio na análise de vendas, por exemplo, mas pobre em organizar o trabalho. Seja criativo em encontrar maneiras de aproveitar os pontos fortes dessa pessoa. Avalie suas tarefas e veja se alguma delas é mais adequada ao seu colega; Se assim for, dê-lhes esses trabalhos para que eles possam brilhar. Enquanto isso, você pode pedir para assumir as tarefas mais onerosas de seu colega, o que pode ser bastante fácil.

Identifique motivações. Às vezes, a desorganização esconde um problema ou preocupação subjacente. As estatísticas envolvidas nos relatórios mensais são o problema ou algo que requer uma conversa privada? Depois de identificar o problema, você estará em melhor posição para oferecer assistência.

Seja claro sobre o que você precisa. Sugestões sutis, furtos amplos ou apartes humorísticos são frequentemente ineficazes para lidar com uma pessoa cronicamente desorganizada. Seja direto e franco sobre o efeito que a desorganização tem em você. Pergunte sobre como você pode ajudá-lo a obter itens para você imediatamente. Se você é o empregador, uma única conversa ou sugestão não é tão útil quanto configurar um plano de três meses no qual você verificará o progresso toda sexta-feira.

Aprendendo a organizar

Promova a aprendizagem. A maioria das pessoas precisa aprender habilidades organizacionais, então pense em circular literatura sobre classes e recursos sobre a organização em torno do escritório. Mencione isso em uma reunião de equipe. Para manter todo mundo interessado e entusiasmado em se organizar, tente passar cinco minutos no final da reunião discutindo uma coisa que as pessoas fizeram na semana passada para organizar ou agilizar seu trabalho.

Oferecer assistência no planejamento e definição de prioridades. Ajude seus colegas de trabalho a classificar tarefas que ajudarão essa pessoa a se concentrar nas coisas que são realmente importantes. Em grandes projetos de equipe, ofereça ajuda com planejamento detalhado. Conheça semanalmente os itens principais que precisam ser concluídos nos próximos cinco dias.

Antecipe problemas. Você provavelmente pode prever os padrões do seu colega - quando e onde as falhas podem ocorrer. Para aqueles que habitualmente subestimam o tempo que os projetos levam, sugira um horário de início mais cedo. Definir prazos para grandes obras do projeto, não apenas a data final de vencimento. Quando for difícil obter uma resposta rápida, envie memorandos ou faça chamadas sempre que possível, indicando que você avançará, a menos que você ouça de outra forma até uma determinada data. Desta forma, eles só precisam responder se houver algum problema. Concentre-se em sistemas ou processos que você pode seguir para tornar sua interação mais suave.

Combate a indecisão. Pessoas desorganizadas muitas vezes têm dificuldade em tomar decisões, e oferecer muitas opções pode criar paralisia. Se você estiver escolhendo um hotel para conferências, por exemplo, limite as opções para três ou quatro apenas. Mantenha também a lista de prós e contras de cada site.

Não se esqueça de elogios. Mudar é difícil. Quando você vir progresso, reconheça isso. Sempre que receber um relatório cedo, ofereça sua apreciação. Mesmo que os passos sejam pequenos, eles se somam a grandes mudanças.

Referências

"Colega de trabalho desorganizado do escritório", WomanWork.net http://www.womanwork.net/organization/office-time-management/

"Características Comuns de Indivíduos Cronicamente Desorganizados", Grupo Nacional de Estudo sobre Desorganização Crônica, 2003 Fact Sheet http://www.nsgcd.org/resources/factsheets/fs003.pdf

Última atualização: 1º de janeiro de 2019